Instances de l'Association

L’assemblée générale

L’assemblée générale annuelle des membres de l’organisation a lieu à la date que le conseil d’administration fixe chaque année; cette date doit être située autant que possible dans les cent quatre-vingts (180) jours qui suivent la fin de l’exercice financier de l’organisation. L’assemblée générale annuelle est tenue au siège social de l’organisation ou à tout autre endroit physique ou virtuel fixé par le conseil d’administration.

Seuls les membres actifs ont le droit de participer à toutes les activités de l’organisme, de recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, d’assister à ces assemblées et d’y voter.

L’avis de convocation à toute assemblée générale annuelle des membres est adressé à tous les membres qui ont droit d'y assister. Le délai de convocation des assemblées des membres est d’au moins dix (10) jours calendrier. Toutefois, l’assemblée générale annuelle peut, par règlement, fixer tout autre mode de convocation.

L’avis de convocation d’une assemblée spéciale devra respecter un délai d’au moins quarante-huit (48) heures et mentionner, en plus de la date, de l’heure et de l’endroit de l’assemblée, le ou les sujets qui y seront étudiés; seuls ce ou ces sujets pourront être étudiés.

Le conseil d’administration (9 membres)

Les affaires de l’organisme sont administrées par un conseil d’administration composé de 6 membres élus en assemblée générale, et 3 membres désignés par les trois pôles et validés par les administrateurs élus.

Tout membre actif en règle a droit de vote et peut être élu au conseil d’administration. Les administrateurs sortants de charge sont rééligibles. Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés; seules les dépenses autorisées pour l’organisme sont remboursables.

Les administrateurs sont élus aux deux ans par les membres actifs au cours de l’assemblée annuelle

Les commissions (Pôles : Investissement - Développement personnel - Social)

FDS & Friends Canada met en place des commissions: "Pôle social”, "Pôle de développement personnel et professionnel" et "Pôle d'investissement” dont la mission est d'oeuvrer à ce que chacun des buts de l'association soit atteint.

Les pôles de FDS & Friends Canada sont des commissions aux missions permanentes. Ces commissions ne sont donc pas généralement dissoutes et oeuvrent à atteindre des objectifs permanents de l'organisme.

Pôle social Il vise le développement de liens sociaux solides tant entre les membres de l’association qu’avec d’autres organismes de la société. Il oeuvre aussi à soutenir la Faculté des Sciences de l'Université d’Etat d'Haïti.

Pôle d'investissement Il s’intéresse à l’amélioration de la situation économique des membres de l’association à travers l’investissement et l’entreprenariat.

Pôle de développement personnel et professionnel Il a pour mission de fournir aux membres de l’association les ressources, services, et formations nécessaires à un épanouissement personnel et professionnel satisfaisant.

Le(s) vérificateur(s)

Les états financiers peuvent être vérifiés chaque année par un ou des vérificateurs nommés à cette fin lors de l’assemblée annuelle. S’il y a lieu, la rémunération de cette ou de ces personnes est fixée par les membres, ou par le conseil d’administration si ce pouvoir lui est délégué par les membres. Aucun administrateur ou officier de l’organisme ni aucune personne qui est leur associée ne peut être nommé vérificateur. Notons qu’un tel exercice demeure facultatif pour l’organisation.

Les livres comptables de l’organisme seront gardés à jour durant tout l’exercice et soumis à une vérification le plus tôt possible à la fin de chaque exercice financier. Ces livres peuvent être consultés sur place par le comité de vérification de l’organisme chaque fin de trimestre, sur rendez-vous avec le trésorier.